Project Management

Een project begeleiden lijkt een makkelijke klus, maar in de praktijk zien we vaak projecten stranden door onjuiste aanpak.

Het is juist de taak van de projectleider om de juiste puzzelstukken op de juiste plek te laten vallen. Vaak worden projecten enthousiast gestart, maar vergeet men de belangrijkste factor van het project. Heeft het project wel voldoende zakelijke rechtvaardiging? Deze vraag is de leidraad van elk project.

Wij werken volgen de PRINCE2® methodiek en zijn hierin gecertificeerd. Uw project is bij ons in goede handen

Businesscase

Voor een goede start en voldoende zakelijke rechtvaardiging van het project is het noodzakelijk een Business case te schrijven met hierin omschreven:

  • de reden van het project
  • de verwachte (dis-) benefits
  • eventueel overwogen alternatieven
  • kosten
  • risico’s
  • doorlooptijd

Organisatie

Om het project te kunnen sturen, te managen en producten te laten opleveren moeten alle rollen en verantwoordelijkheden inzichtelijk worden gemaakt en een juiste communicatie strategie te bepalen.

Met regelmaat zien we dat de project begeleiding is uit besteed aan een externe leverancier. Hierdoor is het overzicht van het project verdwenen. Leveranciers proberen vaak hun product en werkwijze te verkopen als het beste.

Hierdoor is belangrijk om voor het project te starten de projectboard op te richten, met hierin een executive, een Senior User en een Senior supplier.

Het projectboard is eindverantwoordelijk voor het slagen of mislukken van het project. De Executive ziet erop toe dat het project gedurende de hele levensduur gericht blijft op het bereiken van de doelstellingen.

Kwaliteit

Om het project op te leveren met de omschreven doelen en de zakelijke verwachtingen is het van belang te definiëren op welke wijzen en de middelen waarmee het project producten gaat maken en controleren.

Als hulpmiddel kan men een kwaliteitsplanning opstellen. Dit heeft als voordeel dat:

  • de kwaliteitsverwachtingen vanuit de klant worden helder
  • de acceptatiecriteria voor het project worden gedefinieerd
  • de kwaliteitsverwachtingen van uit de klant worden gedocumenteerd
  • de quality management strategy wordt bepaald
  • de product descriptions worden gemaakt met hierin de criteria, toleranties, methodes en verantwoordelijkheden
  • het kwaliteitsregister wordt opgesteld

Duidelijke en heldere afspraken met betrekking tot kwaliteit is erg belangrijk. Dan is namelijk duidelijk wat de kwaliteitsverwachtingen zijn. We zijn vaak dat niet goed wordt nagedacht over de kwaliteitseisen van een project. Na oplevering van het project komt men erachter dat de verwachte kwaliteitseisen niet voldeden aan de verwachtingen.

Plannen

Voor het bevorderen van de communicatie en de voortgang van het project te monitoren moet men plannen. Een PRINCE2® plan is meer dan alleen een plan met doorlooptijden. Een PRINCE2® plan is een document waarin wordt beschreven wanneer en door wie een bepaald doel of enkele gezamenlijke doelen gerealiseerd moeten worden.

Binnen het project hebben we te maken met de volgende plannen:

  • project plan, dit voorziet de business case van geplande projectkosten en doorlooptijden
  • stage plan, deze is vereist voor iedere management fase
  • team plan, wordt gemaakt door de teammanager ter ondersteuning van work packages
  • exception plan, wordt opgesteld om te laten zien wat vereist is om af te wijken van het stage plan

Met effectief plannen verloopt het project met meer structuur. Elke project medewerker weet wat van hem/haar wordt verwacht en zaken verlopen niet meer ad-hoc.

Doordat er goed wordt gepland is de deadline van het project inzichtelijk en kan er op tijd bij worden gestuurd ingeval van issues.

Risico

Wat loopt er risico? Dit is een van de eerste vragen zich moet stellen als projectleider tijdens de start van het project

Deze vraag wordt door de projectgroep beantwoord met allerlei risico’s, die kunnen gebeuren zonder erbij na te denken dat een risico ook een kans kan creëren.  Een risico hoeft tenslotte niet altijd een bedreiging te zijn.

Gesignaleerde Risico’s worden verzameld in een risk register. Hier bepalen we de risicomanagement procedure . In het risico register registreren we:

  • Identificeren, herkennen van bedreigingen en kansen
  • Beoordelen, schatten wat de impact is van de bedreiging en/of kans
  • Plannen, inplannen wanneer te uit te voeren maatregelen plaats vinden om de bedreiging en/of kans weg te nemen
  • Implementeren, de geplande risico maatregel uitvoeren
  • Communiceren, de belanghebbende op de hoogte houden van de ingebrachte bedreigingen en/of kansen

Wijzigingen

Elk project krijgt te maken met wijzigingen. Daarom is het van belang om deze te identificeren, te beoordelen en ze te beheersen.

Wijzigingen kunnen zich aandienen door input van projectteamleden, op verzoek van stakeholders, door klachten of vele andere factoren. PRINCE2® biedt hier een systematische algemene aanpak voor. Als eerste gaan we de soorten wijzigingen bepalen:

  • Wijzigingsverzoek, voorstel voor een wijziging van een baseline
  • Afwijking van de specificatie, iets wat het project moet opleveren maar momenteel niet wordt geleverd. Bijvoorbeeld door een ontbrekend product
  • Probleem of zorg, elk ander issue dat de project manager moet oplossen

Het issue register is nu gecreëerd en de configuratie management strategie wordt bepaald. Hierdoor is het effectief om issue en wijzigingsbeheer uit te voeren. Men kan impactbeoordelingen mogelijk maken die gevolgen kunnen hebben op de productbaselines.

Het reviewen en goedkeuren van wijzigingsverzoeken en afwijkingen is verantwoordelijkheid van het projectboard. In sommige gevallen kan de projectboard ervoor kiezen om een change authority aan te stellen.

Voortgang

Voor de zakelijke rechtvaardiging en het managen per fase, te bewaken en te beheersen, wordt de voortgang te bewaakt. De beheersing van de voortgang staat centraal bij projectmanagement, omdat er op deze manier wordt gezorgd dat het project levensvatbaar blijft.

De voortgang binnen onze project aanpak wordt bewaakt op het niveau van een work package per fase.

We monitoren en bewaken op event en time-driven events. Event-driven events vinden plaats als een bepaalde gebeurtenis zich voordoet. Een time-driven event vindt plaats met vooraf gedefinieerde intervallen, vaak periodiek. Het maken van wekelijks checkpoints report is hier een van.

De PRINCE2® methodiek( PRojects IN Controlled Environments), is een veel gebruikte projectmanagementmethode die u leidt door alle benodigdheden voor het runnen van een succesvol project. PRINCE2® is een flexibele methode en is gericht op alle soorten projecten De ontwikkeling van PRINCE2® uit de eerdere PRINCE methode werd gedreven door de gebruiker op basis van verbeteringen, project management specialisten en een review panel van 150 publieke en particuliere organisaties. Dit eindresultaat is een generiek best practice tool die flexibel genoeg is om te worden afgestemd op uw organisatie en met succes gebruikt voor alle soorten projecten.